Vil du ha en variert arbeidshverdag og en sentral rolle tett på ledelsen i en stor klinikk?
Kirurgisk klinikk ved Universitetssykehuset Nord-Norge søker en strukturert, serviceinnstilt og løsningsorientert konsulent som skal bidra med administrativ støtte til klinikkledelsen.
Kirurgisk klinikk ved Universitetssykehuset Nord-Norge (UNN) samler den kirurgiske virksomheten ved UNN Tromsø i én klinikk. Klinikken omfatter blant annet kirurgiske legetjenester, sengeposter, poliklinisk virksomhet, operasjon, anestesi og intensiv samt føde-barsel. Klinikken er inne i en spennende utviklingsfase med ny organisering og videreutvikling av arbeidsformer og pasientforløp.
Stillingen innebærer et bredt spekter av administrative og koordinerende oppgaver. Du vil arbeide tett med klinikkledelsen og være et viktig kontaktpunkt både internt i klinikken og mot andre deler av organisasjonen. Vi ser etter deg som trives med ansvar, liker å skape struktur og oversikt, og som evner å håndtere både planlagte oppgaver og de små og store problemstillingene som oppstår i en travel arbeidshverdag.
Arbeidsoppgaver
Som konsulent i klinikkens stab vil du blant annet
- planlegge, koordinere og følge opp møter, ledermøter og ledersamlinger
- utarbeide innkallinger, sakslister og møteunderlag, skrive referater og følge opp vedtak og tiltak
- bistå klinikkledelsen med administrative oppgaver og enkel saksbehandling
- koordinere saker til ledermøter og bidra til god struktur og flyt i administrative prosesser
- håndtere post, dokumenter og arkivering i Elements
- oppdatere og kvalitetssikre informasjon på klinikkens nettsider og intranett
- vedlikeholde blant annet organisasjonskart og administrativ informasjon
- utføre personaladministrative oppgaver for klinikkledelsen og klinikkstaben
- bistå ledere med administrative oppgaver knyttet til blant annet fravær, tilganger og ansettelser
- bidra med fakturahåndtering og andre løpende administrative oppgaver
- være kontorfaglig kontaktperson og bidra med støtte og veiledning i administrative rutiner og systemer
- følge opp ulike administrative systemer som benyttes i klinikken.
Stillingen har en bred oppgaveportefølje, og andre oppgaver kan tillegges ut fra klinikkens behov og den ansattes kompetanse.
Kvalifikasjoner
Vi søker deg som har
- relevant utdanning på minimum videregående nivå, gjerne innen kontor- og administrasjonsfag
- erfaring fra administrativt arbeid
- erfaring med saksbehandling og/eller møteadministrasjon
- god digital kompetanse og systemforståelse
- god skriftlig og muntlig fremstillingsevne på norsk
Det er en fordel om du har
- erfaring fra helsetjenesten
- kjennskap til sykehusdrift og organisering
- erfaring med administrative systemer som Elements, GAT og Personalportalen
Erfaring fra systemene BAS, Salto, Clockwork, Everbridge og Plania vil også være relevant for stillingen.
Personlige egenskaper
Vi ser etter deg som
- arbeider strukturert, systematisk og nøyaktig
- er serviceinnstilt og liker å hjelpe andre
- samarbeider godt og kommuniserer tydelig
- tar ansvar og arbeider selvstendig
- er løsningsorientert og tar initiativ når det er behov
- evner å prioritere og håndtere flere oppgaver samtidig
- har god rolleforståelse og opptrer profesjonelt
- godt humør
Stillingen innebærer kontakt med mange mennesker og ulike deler av organisasjonen. Vi vil derfor legge vekt på personlig egnethet.
Vi tilbyr
Hos oss får du en sentral og variert administrativ rolle tett på klinikkledelsen, med gode muligheter til å bidra til struktur, koordinering og videre utvikling av klinikken.
Du blir del av et arbeidsmiljø der samarbeid på tvers av fag og organisatoriske enheter er viktig, og hvor du får bruke både din administrative kompetanse, digitale forståelse og evne til å få ting til å fungere i praksis.
- gunstige pensjons- og forsikringsordninger
- lønn i henhold til gjeldende overenskomster og avtaler